一、校内审批
1. 确定出国人员，明确出国时间，获得国外有效邀请函。填写《湖南工程学院因公临时出国、赴港澳台校内审批表》（以下简称《审批表》），由各相关单位逐一签署意见审批后将《审批表》原件交至国际交流中心存档，自己留一份《审批表》复印件。
2. 因公临时出国任务和预算审批。填写《因公临时出国任务和预算审批意见表》，交国际交流中心和财务处签字。
3. 网上公示。（5个工作日）
二、提交信息，网上录入，办理任务申报
1.材料准备及信息录入
1）身份证正反面扫描件（正、反面分开，图片格式）
2）因公护照电子照片20位数字编码（已有有效护照可不提供）
获得因公护照照片编码的三种处理方式：
a.在有因公护照采集资质的照相馆（如湘潭市天龙照相馆）拍照后，会将照片上传至外交部照片库，并提供回执，回执上有照片编码。
b.访问http://mrtdephoto.com/sysuser/index_toQianzhengmain.action，这个网站的运营公司是在外交部提供照片相关服务的。网站上提供上传，校验，回执的功能。具体操作请参照网站说明。
c.省外办三楼大厅日后也将安装生物信息采集一体机，提供包括照片、指纹和签名自助采集的功能。
3)邀请函及翻译件
邀请函必须真实可靠，用邀请单位的公文纸打印，应写明邀请的目的和理由、邀请的人数、被邀请人姓名、工作单位、职务、出访日期、停留时间、费用由谁负担及详细的公务活动安排等，应有邀请单位的名称、地址、电话和传真号码，经授权邀请人签署。
4)行程表（格式及要求见附件）
5)湖南省因公出国任务审批（确认）表及人员名单
6)团组人员征求意见表及人员备案表
7)因公出访公示说明及团长责任告知书
请提前准备好以上材料电子版(无需签字盖章)，待校内审批完成后交至国际交流中心录入信息。待信息录入完毕后导出报批表格，将表格取回按要求找相关领导签字并盖章。
2.生物信息采集
首次办理因公护照者需持身份证原件前往湘潭市外办或省外办办证大厅留取指纹并手写签名。
湘潭市外办地址：湘潭市委大楼1713室，电话：58580175
省外办地址：长沙市韶山北路12号湘汇大厦3楼办证大厅
3.报批材料上传
将签好字盖好章的材料扫描成PDF文档发给国际交流中心，由国际交流中心上传至湖南省因公出国管理服务系统报批，原件自己留存，待护照出来后凭原件至湖南省外办办证大厅领取护照及批件。材料清单如下：
湖南省因公出国任务审批（确认）表及人员名单
团组人员征求意见表及人员备案表
因公出访公示说明及团长责任告知书
邀请函及译文
行程表
三、签证办理
1.签证信息填报
任务审批通过、护照办妥后，需办理签证的团组前往国际交流中心录入团组情况表、出访人员情况表，并上传必要的打表材料（每个国家要求不同），同时查询该国签证所需材料，按要求准备送签材料；无需办理签证的团组携带报批材料原件前往省外办办证大厅领取任务批件及因公护照，并办理出境证明，执行出国任务。
2.核表缴费、确认送签材料、送签
系统提示可以核对使馆表信息后，前往国际交流中心核对省外办上传的使馆表草表信息，确认无误后打印使馆表，在相应位置签中文名、日期并粘贴照片，带报批材料原件、使馆表及送签材料前往省外办办证大厅，领取任务批件、因公护照及签证事项表等材料，然后缴费、递交送签材料，并在省外办现场开取照会或出境证明。
根据不同国家的签证政策预约留取指纹和递交材料，等待各国使领馆审批。递签材料一般流程为快递寄往省外办驻各地办事处——递交所出访国使领馆——发放至省外办驻各地办事处——寄往湖南省外事侨务办公室——通知维多利亚vic866到省外办领取。
签证时间因国而异，请耐心等待省外办通知。
注意：1）请携带公务卡及现金，缴费后保留好发票及刷卡小票，学校报账需用；2）送签后部分国家需面签或留取指纹，请按照省外办要求办理相关手续。
四、归国申报
因公护照实行全国联网管理，出访人员应在回国后7日内将所持公务普通护照交还至国际交流中心，由中心统一还至省外办护照室。同时登录湖南省因公出国管理服务系统，在系统中完善团组信息、成员信息、出访地信息、成果信息，并上传出访报告及外事活动照片等附件材料。未按时完成归国申报的人员，系统自动设定不能再次办理因公出国手续。
特别提醒：
1.因办理周期较长，为保证顺利成行，一般应提前3个月启动手续办理工作；
2.签证照片尺寸因国而异，请提前查询好签证照片要求；
3.请留存好校内审批表、省外办批件、护照首页、签证信息页及出入境记录页的复印件，学校报账需用；
4.严格按批准的行程执行公务，不超时、不绕道，不前往未经批准的国家（地区），严格遵守外事纪律和相关保密规定。
5.办理期间，还需完成与国外接访院校的对接安排；完成与境外考察安排机构的对接，签订合同，付款等工作。
附件： 1. 《湖南工程学院因公临时出国、赴港澳台校内审批表》
2.《因公临时出国任务和预算审批意见表》
3. 湖南省因公出国任务审批（确认）表及人员名单
4. 团组人员征求意见表
5. 因公临时出国（境）人员备案表
6. 行程表
7. 公示情况说明
8. 团长责任告知书
